Conheça 6 dicas para se sair bem em uma videoconferência

videoconferência

Já faz tempo que a internet passou a ser nossa aliada para otimizar os estudos, fazer reuniões do trabalho ou manter contato com as pessoas que gostamos. Entre suas ferramentas mais populares, a videoconferência ganha destaque por permitir uma interação bem próxima, apoiada em áudio e imagem.

Com a necessidade de praticar o distanciamento social, em razão da pandemia do novo coronavírus, muita gente tem apostado nesse recurso para fazer encontros virtuais e exercer uma série de atividades sem sair de casa. Trata-se de uma forma simples e segura de preservar as relações com os colegas, amigos e familiares.

Embora não seja tão diferente de uma reunião presencial, a videoconferência exige alguns cuidados para que proporcione uma experiência agradável a todos os participantes.

Acompanhe as nossas dicas e descubra como você pode se preparar!

1. Entender o programa

Nem sempre os anfitriões usarão o mesmo aplicativo para realizar um encontro online. Por isso, é crucial que você verifique qual ferramenta será empregada durante a atividade. Há muitas opções, como Skype, Zoom Meetings, Microsoft Teams e Google Meet — além de apps próprios de algumas instituições.

Nesse sentido, sua primeira missão como convidado é pesquisar sobre o programa de videoconferência indicado pelo organizador da reunião. Avalie as configurações existentes, a necessidade de fazer cadastros ou download de plugins e explore o máximo de funcionalidades para se familiarizar.

Dessa forma, você entrará na sala sem nenhuma dificuldade e poderá interagir com os demais rapidamente. Isso economiza o tempo do grupo, que não precisará lidar com dúvidas básicas e problemas de acesso.

2. Providenciar os acessórios

Ter um bom dispositivo ajuda muito na hora de realizar uma videoconferência. Isso significa que você pode usar um smartphone, tablet ou notebook, desde que o equipamento esteja com as funções de áudio e de câmera funcionando perfeitamente.

O som é mais importante que o vídeo para favorecer a comunicação entre os participantes. Afinal, mesmo se a imagem falhar, todos poderão manter o diálogo por meio da gravação de voz. Então, se possível, providencie um microfone de qualidade para se certificar de que você será escutado.

Esse acessório, assim como um bom fone de ouvido, ajuda a diminuir a interferência dos ruídos externos (animais de estimação, veículos, máquinas etc.), garantindo maior clareza durante a conversa.

3. Adequar o ambiente

Uma reunião a distância demanda maior cuidado em relação ao barulho, condições de luz e outros detalhes que possam prejudicar a escuta e a visualização dos envolvidos. Sabendo disso, sempre escolha um local tranquilo e que será pouco frequentado pelas pessoas que moram com você.

Inclusive, o preparo do ambiente começa com o aviso sobre o seu compromisso, de modo que familiares se organizem e entendam que não poderão contar com você no período da reunião. Se houver janela no local, tente manter o seu dispositivo de costas para ela, a fim de evitar reflexos indesejados na tela.

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Outros pontos incluem a adição de uma cadeira confortável, bem como a limpeza e a organização do espaço. Nessa hora, vale retirar os objetos pessoais ou qualquer item que você não queira mostrar.

4. Fazer testes

Sempre reserve os 30 minutos anteriores à videoconferência para descobrir se as condições para a realização do encontro estão favoráveis. Isso fará com que você tenha tempo suficiente para solucionar possíveis problemas ou, pelo menos, informar o grupo sobre uma situação inesperada.

Primeiro, verifique a conexão com a internet, testando a velocidade por meio de ferramentas ou sites específicos. Depois, conecte os acessórios (fone, câmera, microfone) e inicie uma chamada rápida com um amigo ou familiar. Assim, você saberá se o áudio e a imagem estão adequados.

Também aproveite esse momento para analisar o enquadramento, sentando no local certo e fazendo os ajustes necessários. O ideal é posicionar a câmera de modo que pegue todo o rosto e fique na altura dos olhos.

5. Ser pontual e organizado

Se o início da reunião foi agendado para as 20h, por exemplo, procure estar a postos a partir das 19h50. É muito desagradável fazer os outros esperarem, nem que seja por alguns minutos. Pense que alguém pode ter um imprevisto real e o seu atraso, somado a isso, só tratá mais incômodo.

Comprometimento é uma das características dos profissionais de sucesso e faz toda a diferença em um encontro virtual. Para não perder a hora, tenha uma agenda física ou digital sempre à mão. Você pode enriquecê-la com anotações sobre os principais temas que serão abordados na videoconferência.

Também providencie caderno, caneta, post-its ou qualquer material que ajude a organizar as informações passadas pelos demais. Assim, você poderá anotar dúvidas, conceitos e dados relevantes, sem perder o foco ou precisar sair do lugar.

6. Cuidar da apresentação

Essa dica tem a ver com a sua imagem e com a postura adotada durante a reunião. Tenha em mente que você precisa demonstrar interesse, afinal, alguém dedicou tempo e esforços para garantir que o encontro ficasse agradável. Antes de tudo, escolha uma roupa que usaria em qualquer evento presencial.

Outro cuidado importante é fechar qualquer programa que possa atrapalhar o desempenho da chamada, bem como pausar downloads e outros processos que interferem na velocidade da internet. Celulares, preferencialmente, devem ser silenciados para que ninguém se distraia com notificações.

Estando tudo pronto, é só curtir a apresentação e extrair o máximo de informações. Seja cordial e preste atenção quando outra pessoa estiver falando, sem interrompê-la com vozes e outros barulhos. Quando for a sua vez de falar, faça isso com calma para garantir clareza.

Considere, sempre, a possibilidade de haver um pouco de atraso na transmissão e na recepção de áudio e vídeo. Logo, fazer as coisas com paciência vai ajudar muito na compreensão do assunto.

Gostou de aprender mais sobre esse tipo de planejamento? Sabemos que exercer atividades por meio de videoconferências será uma habilidade cada vez mais necessária no mercado de trabalho. Portanto, exercite essa prática e comece a aproveitá-la na vida pessoal e profissional.

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